MANUAL DE USUARIO
ID CLINIC
Software de Gestión para Clínicas Dentales
Versión 3.0 (2025)
ÍNDICE DE CONTENIDOS
INTRODUCCIÓN
El software ID Clinic, desarrollado por Impulso Dental, ha sido diseñado para optimizar la gestión comercial de las clínicas dentales, facilitando el acceso a datos comerciales y operativos de forma rápida, precisa y en tiempo real. Este manual tiene como objetivo guiar a los usuarios en la correcta utilización de la plataforma para asegurar un desempeño eficiente y obtener el máximo beneficio del sistema.
Es fundamental que los usuarios sigan las indicaciones aquí descritas para garantizar una correcta gestión de la información. La capacidad de compartir datos en tiempo real, sin necesidad de procesos manuales adicionales, es clave para la toma de decisiones rápida y precisa, lo que a su vez mejora la eficiencia y los resultados comerciales de la clínica.
¿Qué encontrará en este manual?
Esta guía proporciona instrucciones paso a paso para utilizar todas las funcionalidades del software ID Clinic, desde el acceso inicial hasta las operaciones más avanzadas, incluyendo consejos y buenas prácticas para maximizar su uso.
ACCESO A LA APLICACIÓN
Para ingresar a la aplicación ID Clinic, simplemente debes introducir la siguiente URL en el navegador web:
Una vez dentro, aparecerá un recuadro donde deberás introducir tus credenciales de acceso. Estas credenciales serán proporcionadas a través de correo electrónico.
Pantalla de Inicio de Sesión
Importante:
Por seguridad, no comparta sus credenciales de acceso con terceros. Si tiene problemas para acceder al sistema, contacte con soporte técnico.
OBJETIVOS MENSUALES
La sección de Objetivos Mensuales permite a los usuarios visualizar los indicadores clave de desempeño relativos a la facturación y consecución de objetivos financieros de la clínica.
Componentes principales:
- Objetivo mensual: Meta financiera establecida para el mes
- Total presupuestado: Suma de todos los presupuestos realizados
- Total facturado: Ingresos reales registrados en el período
- Porcentaje de consecución: Progreso hacia el objetivo mensual
- Porcentaje de previsión: Proyección basada en tendencias actuales
Panel de Objetivos Mensuales
Objetivo Mensual
40.000 €
Total Presupuestado
65.240 €
Total Facturado
32.500 €
Consecución del objetivo
Consejo:
Revise regularmente la sección de objetivos para monitorear el progreso y ajustar estrategias comerciales según sea necesario para alcanzar las metas establecidas.
INGRESOS
La "hoja de caja" es una herramienta esencial que proporciona una visión detallada de la facturación diaria de la clínica en tiempo real, permitiendo un control financiero preciso y actualizado.
Características principales:
Acceso inmediato
Los usuarios pueden consultar los ingresos del día actual y días anteriores de forma instantánea, facilitando un seguimiento continuo.
Actualización en tiempo real
Cada nuevo ingreso se refleja inmediatamente en el sistema, garantizando que todos los usuarios tengan acceso a información precisa y actualizada.
Filtros avanzados
Posibilidad de filtrar por fecha, doctor, forma de pago y otros parámetros para un análisis más detallado y específico.
Eficiencia administrativa
Simplifica procesos administrativos al centralizar toda la información de pagos y transacciones en una única plataforma accesible.
Formas de pago disponibles:
1. Metálico
2. Tarjeta
3. Transferencia Bancaria
4. Financiado
5. Convenio de pago
6. Pronto pago
Proceso para generar un nuevo ingreso:
- Acceder a la sección "Ingresos" desde el menú principal
- Hacer clic en "Nuevo Ingreso" en la esquina superior derecha
- Completar los campos requeridos (paciente, tratamiento, importe)
- Seleccionar la forma de pago correspondiente
- Verificar la información y guardar el nuevo ingreso
CLÍNICA
El módulo Clínica está enfocado en la gestión de presupuestos y consultas (primera visitas), permitiendo un seguimiento completo del proceso comercial desde la primera cita hasta la aceptación del tratamiento.
Gestión de consultas:
Creación de nuevos pacientes
Al registrar una nueva consulta, es posible crear un nuevo paciente que se asociará a esta consulta, ingresando todos los datos personales y de contacto necesarios.
Búsqueda de pacientes existentes
Si el paciente ya está registrado en el sistema, puede realizar una búsqueda por nombre o DNI para vincularlo a la nueva consulta sin necesidad de duplicar la información.
Gestión de presupuestos
Desde la ficha de consulta, puede generar presupuestos detallados, especificando tratamientos, precios y descuentos aplicables.
Historial de consultas
El sistema mantiene un registro completo del historial de consultas de cada paciente, permitiendo consultar y dar seguimiento a casos anteriores.
Aceptación de Tratamiento:
Sí
Tratamiento aceptado.
Introducir Forma de pago (FDP).
No
No cuenta como aceptado.
Se registra como rechazado.
?
Desplegable de "Volver a llamar".
Introducir fecha de aviso.
Funcionalidades principales:
- Visualización de todos los presupuestos realizados
- Seguimiento del estado de aceptación de cada presupuesto
- Sistema de avisos para rellamadas programadas
- Estadísticas de conversión y aceptación de presupuestos
DOCTORES
La sección de Doctores permite conocer datos de los profesionales asociados a la clínica, sus datos personales y estatus dentro del sistema.
Información disponible:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre completo | Nombre y apellidos del doctor |
| Número de colegiado | Identificador único del colegio profesional |
| Especialidad | Área de especialización del profesional |
| Correo electrónico de contacto | |
| Teléfono | Número de teléfono del doctor |
| Estado | Activo/Inactivo |
Consejo:
Mantener actualizada la información de los doctores es crucial para asegurar la correcta asignación de consultas y presupuestos a cada profesional, así como para el análisis de rendimiento individual.
PACIENTES
El módulo de Pacientes permite gestionar de manera integral los datos de todos los pacientes de la clínica, facilitando su consulta, modificación y seguimiento.
Búsqueda avanzada
El sistema permite realizar búsquedas por múltiples criterios:
- Nombre o apellidos
- DNI/NIE
- Teléfono
- Fecha de primera visita
Información del paciente
Cada ficha de paciente contiene:
- Datos personales y de contacto
- Historial de visitas
- Presupuestos asociados
- Tratamientos realizados
- Historial de pagos
Proceso para gestionar pacientes:
- Crear nuevo paciente: Desde el botón "Nuevo Paciente", completando todos los campos obligatorios.
- Modificar datos: Acceder a la ficha del paciente y seleccionar "Editar" para actualizar información.
- Consultar historial: En la ficha del paciente, navegar entre las pestañas de visitas, presupuestos y tratamientos.
- Asociar a consulta: Desde una nueva consulta, buscar y seleccionar al paciente ya existente.
Importante:
Antes de crear un nuevo paciente, asegúrese de realizar una búsqueda exhaustiva para evitar duplicidades en la base de datos, lo que podría generar inconsistencias en el historial clínico y comercial.
BUENAS PRÁCTICAS Y PROCEDIMIENTOS CORRECTOS
Para maximizar los beneficios del software ID Clinic, el uso correcto es fundamental para optimizar la gestión de la clínica y garantizar el acceso a información precisa y actualizada.
Puntos Clave:
Precisión en los datos
Introduzca siempre información completa y precisa, especialmente en los datos de contacto de pacientes y en los importes de presupuestos e ingresos.
Actualización constante
Actualice el estado de los presupuestos tan pronto como se produzca un cambio, para mantener la información siempre al día.
Verificación de identidad
Antes de crear un nuevo paciente, verifique que no exista ya en la base de datos para evitar duplicidades.
Seguimiento de avisos
Revise diariamente la sección de avisos para no perder oportunidades de seguimiento con pacientes pendientes de confirmar tratamientos.
Formación
Asegúrese de que todo el personal reciba formación adecuada sobre el uso de ID Clinic, aprovechando los recursos de capacitación disponibles.
Análisis
Utilice los datos disponibles para analizar tendencias y tomar decisiones estratégicas basadas en la información real de su clínica.
Gestión Proactiva
Anticípese a las necesidades utilizando el sistema para identificar pacientes potenciales y mejorar los procesos de conversión.
Software desarrollado por Impulso Dental
Versión 3.0 (2025)